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CIO必读 实施企业邮箱项目的六点建议

文章来源 : 国資委 中国企业风险管理その1その2

企业邮箱这个项目虽然比较小,但是,从这个小项目中,却可以反映出IT负责人是否具备CIO应具有的能力。如是否有能力作好需求调研、风险管理、项目规划等等。为此,我对这些未来的CIO,提了六个建议。



一、部署好客户端

  邮箱项目跟其他的ERP项目不同。邮箱服务器跟客户端往往是独立的。邮箱服务器我们可以采用微软的Exchange产品,但是,客户端我们不一定要采用微软的产品,我们可以采用免费的Foxmail等客户端。而像ERP这种软件,往往没有选择的余地。CIO选择好服务器之后,也就选定了采用什么样的客户端。

 在企业中该采用什么样的邮箱客户端呢?最好客户端能够统一。也就是公司内部所有员工都采用统一的客户端。不过,往往这方面很难达成统一的认识。这主要是因为邮箱已经日益成为互连网应用中一个必备的软件。企业用户在以前都有自己喜欢的客户端软件。所以在项目推广的过程中,就有用户提出要用自己所熟悉的客户端。

 此时,作为CIO来说,虽然可以通过强制措施统一客户端,但这显然会增加来自员工的阻力。这个阻力往往是不必要的。而且,员工通过比较,会对现有的客户端软件挑三拣四,反而起到相反的效果。所以,若客户端无法统一的话,CIO就需要考虑客户端与邮箱服务器的兼容问题。有些客户端虽然可以从服务器那边接收邮件,但是,可能会出现一些小问题。如需要进行人为的字体转换或者附件不能够正常显示等问题。

  所以,CIO在部署Email系统的时候,要考虑采用什么类型的客户端软件。

二、邮箱备份策略

  任何应用服务器,出于安全的考虑,都必须要对应用服务器中的内容进行备份。邮箱服务器也不例外。作为邮箱系统管理员,要根据企业的实际情况确定一个合理的备份策略。

 通常情况下,企业邮件来往都比较频繁,所以从性能的角度考虑,最好采用差异备份与完全备份结合的策略。如在星期六,进行一次完全备份;在其他时间进行一次差异备份。当邮箱容积比较大时,这可以减少邮箱服务器备份的时间与空间;同时,也可以把因邮箱备份给数据库造成的不良影响将到最低。

  除了合理的备份策略之外,数据库管理员还需要考虑是否要进行异地备份。在条件允许的情况下,对邮箱服务器进行异地备份。如此的话,在邮箱服务器出现硬件故障的时候,如硬盘损坏时,可以把数据损失降低到最少。同时,也可以及时的恢复邮箱服务器的运行。

三、帐户命名规则与书写规则

  当在企业中部署邮箱系统的时候,CIO首先应该确定一个帐户的命名方案。笔者认为,邮箱帐户的命名应该统一。因为员工除了在内部发送邮件之外,还需要把邮件发给外部的合作伙伴,如供应商与客户等等。所以一个友好的帐户名字,也能够体现一个公司的管理水平。若让用户自己无规则的取邮箱帐户名,很显然看起来会非常的混乱。

  所以,统一邮箱的命名策略。笔者企业每个员工都有一个英文名字。所以采取的命名规则就是“英文名字.姓”这个方式来对用户的邮箱帐户进行命名。采取这个方式,要注意一点,就是要跟人事部门配合,当他们输入人事资料的时候,最好能够保证员工的英文名字没有相同的。若英文名字相同,则其中一个人必须更改。否则的话,称呼上容易搞错;邮箱地址中也容易出现问题。

四、邮箱签名制度

  邮箱不仅是员工之间沟通的一个工具,更加是企业宣传自身的一个手段。在邮件的尾部添加一个签名,是企业借以宣传自己的一个有效途径。

 以前在部署Emaile系统的时候,会跟人事部门一起,定义好邮件签名的格式。如有公司主营产品的简要介绍、公司的网址、联系方式等等。通过这种方式,可以打响企业的知名度。同时,企业跟客户或者供应商联系往往不是一个人。如对于客户来说,企业销售人员、质量人员等等可能都要跟客户打交道,此时,若几个联系人的签名格式乱七八糟的话,肯定会给客户留下一个不好的印象。

  所以,企业在使用邮箱系统之前,要统一签名的格式。一般系统管理员可以给出一个固定的格式。而用户只需要修改自己的名字与联系方式即可。

五、用户邮箱空间规划

  虽然说现在硬盘的价格越来越便宜,但是仍然需要对用户邮箱的空间做一个规划,以防止因为磁盘爆满而造成的服务器接收邮件故障。以前在邮箱维护中,经常会碰到有些员工把邮箱当作文件备份的工具。把一些重要的文件,自己发给自己,在邮箱服务器上进行备份。而不是通过企业的文件备份服务器进行备份。有些员工还会利用企业的邮箱跟同事之间发送一些歌曲之类的大文件。因为企业内部邮箱比外部邮箱的访问速度要快得多,所以,上传一些大容量的附件也就比较容易。

  在这种情况下,有必要根据用户的帐户对其设置邮箱存储空间。当空间达到一定程度时,如帐户总存储空间的80%时,系统就要及时提醒用户,让他们去清理油箱。把一些不必要的邮件删除掉,以释放邮箱空间。

  另外还需要对附件的大小进行限制,特别是一些允许往外发送邮件的帐户。因为出于传输速度的考虑,互联网上的邮箱系统,往往会对用户能够接收的附件大小作了限制。当超过这个限制后,他们的邮箱服务器就不能够接收这个附近。所以,若企业邮箱系统的附件容量过大的话,企业员工发给其他人他们就会无法查收附件。那时,可能反而会影响企业员工跟外部合作伙伴之间的正常联系。

  所以,CIO要根据实际情况,来确定附件的最大容量。当用户附件超过这个数量的时候,就会拒绝上传附件。以免附件在传输过程中丢失。

六、信息安全

  若企业部署了邮箱系统,那无疑就增加了一个员工泄露企业机密信息的渠道。此时,作为企业CIO来说,就要考虑,如何来防止这些不好事情的发生。

  如CIO可以考虑对用户的邮箱进行追踪。有些邮箱服务器支持邮件的自动转发。此时,我们就可以利用这个功能,把用户的邮件自动转发到一个特定的邮箱中。当企业的机密信息被泄露时,我们就可以查看这个备份的邮箱,看看用户是否有泄露信息的嫌疑。

  同时,企业部署邮箱系统之后,企业网络安全也会收到一定的威胁。特别是病毒邮件对企业网络带来的隐患,是非常巨大的。所以,企业在部署Emaile系统之前,最好能够跟网络安全人员一起,设计一套抵制病毒邮件的安全方案。同时,出于安全的考虑,最好能够把邮箱服务器跟其他的应用服务器分开放置。如此,即使邮箱服务器受到攻击,也不会影响到其他的应用服务器。

  邮箱服务器这个项目虽小,但是五脏具全。CIO在部署这个项目时,要考虑的内容当然不止以上这六个方面。有备无患,对于任何一个信息化项目都适用。总之,CIO在部署这个项目之前,要充分作好需求调研工作。在作好这项基本工作的同时,兼顾上面六个建议,相信可以出色的把这个项目落实下去。

  有些企业也有通过名字的简写来对邮箱帐户命名。这也是可以的。重要的是对邮箱帐户的命名策略进行统一。不要有很多的版本。

  除了对邮箱的命名进行统一外,在部署Email系统的时候,需要制定一套书写的规范。这主要是因为企业员工在书写邮件的时候,往往会有一些不好的习惯。这会给企业的形象带来负面的影响。如有些用户在书写邮件的时候,不喜欢写邮件的标题;又或者,不喜欢书写称呼等等。这些元素虽然不会对邮件造成致命的影响,但是,给其他人看到这么不规范的邮件,就可以联系到员工的素质可能不怎么高。

  为此,在采用邮箱系统之前,要对员工进行全面的培训。然后在服务器上,进行相关的技术限制。如没有标题的邮件或者没有称呼的邮件不能够发送。要能够提示错误信息。
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by li_japan | 2010-11-25 16:34 | CIO, Net & PC | Comments(0)
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